Obra atrasada: os dois lados da moeda

Desde pequeno eu queria trabalhar na construção civil, mas não imaginava na época – com mais ou menos 10 anos de idade – as complexidades envolvidas. Falando especificamente de PRAZOS, em um dos trinômios da gestão de projetos (prazo x custo x qualidade) encontramos inúmeras falhas e problemas. Posso começar falando que além do tempo perdido, geralmente vem junto prejuízo financeiro e perda de materiais, descartes entre os envolvidos e ainda põem em risco o nome da empresa executora da obra.
Esse assunto surgiu quando eu conversava com alguns amigos da área sobre obras e problemas corriqueiros no nosso dia-a-dia, bem como fatores que contribuem para atrasos em obras. Quer se aprofundar nesse tema tão importante para gestão de projetos? Neste artigo listei e expliquei as principais causas e alguns cuidados que podem ser tomados para evitar este tipo de ocorrência.
Neste jogo de responsabilidades temos fatores que podem ser atribuídos a ambos os lados, outros individualmente. Os principais temas são:

• Falhas na comunicação;
• Problemas com fornecedores;
• Problemas de logística;
• Erros nos projetos;
• Erros de definição de escopo;
• Alterações de escopo;
• Erro de planejamento.

Geralmente no início do projeto é comum, por exemplo, recebermos um escopo macro, desprovido de projetos e detalhes importantes para o resultado final. Na maioria das vezes são apresentados pelos clientes layouts com notas descritivas, “transferindo” a responsabilidade para a execução. Isso ocasiona o aumento do custo e pode desequilibrar o trinômio de projetos. Ocorre que o planejamento inclui custos que podem surgir no futuro, ou não, de acordo com o andamento do serviço. Logo, além de comprometer o prazo, com interrupção e impacto em outras frentes de serviço, a ocorrência pode gerar custos adicionais, tanto para o cliente como para o contratado. É essa a razão que nos faz insistir para que o cliente detalhe, o máximo possível, o que espera receber no final do projeto.
Os dois principais fatores de atrasos em obras tornam-se então:

• Projetos elaborados inadequadamente e falta de compatibilização entre as disciplinas. No entanto, as falhas no levantamento do escopo ou no levantamento físico pré-elaboração de projetos, podem impactar diretamente o andamento da obra. A causa raiz do problema é a falta de um bom levantamento e falhas na comunicação. Tudo isso ocasiona divergências orçamentárias, revisão de planejamento e compras erradas, entre outras consequências e desgastes entre os stakeholders.
• As mudanças de escopo no decorrer da obra, em função da falta de definição do escopo por parte do cliente, também ocasiona problemas. Por vezes o material já foi comprado ou solicitado ao fornecedor, o que gera retrabalho para as equipes de compras e planejamento.

Em contraponto à essas condições de risco, há caminhos bastante simples para evitar que uma obra atrase: realizar um levantamento de escopo minucioso, projetar e aprovar com o cliente todos os detalhes esperados e alinhar expectativas. O projeto deve ser definido em constante comunicação com o cliente, para que não ocorram desencontros. Criar tempo hábil para planejamento e vistorias, previstos em cronograma e comunicação clara entre as áreas, também são primordiais para assertividade na entrega.
Adotamos no Grupo Anpla um sistema integrado de gestão o o sigA (Sistema de Integração e Gestão Anpla), que nos dá uma sequência de processos a serem realizados e monitorados para garantir a base dos projetos. Ela inclui escopo claro e definido, quantitativo aferido in loco, planejamento de aquisição, execução e financeiro, contratações e mobilização de equipe adequadas.
Outra decisão estratégica do Grupo Anpla foi a adoção de entrega de soluções integradas de engenharia, para contribuir com o projeto de seu nascimento, elaborando EVTL (estudo de viabilidade técnica e legal), estudos de layout, arquitetura e complementares, à entrega final da obra. Assim encurtamos o tempo de definição de escopo e ganhamos qualidade na execução.
 
Ilustração 1: Tempo total sem intervenção inicial de gerenciadora

Fonte: levantamento interno.
 
Ilustração 2: Tempo total com intervenção inicial do Grupo Anpla

Fonte: levantamento interno.
Costumamos falar que se não for para respeitar os prazos 110%, entregarmos a obra com qualidade e dentro do custo esperado, nem entramos na negociação. O Anpla é uma empresa com know-how com mais de 25 anos e mais que isto, sempre soubemos fazer gestão de projetos com foco no cliente. Isso é importante porque entendemos que o cumprimento dos prazos, nesse mercado, é uma raridade que resulta em satisfação, economia de custos e, consequentemente, mais chances de rentabilidade para ambos.
 
Resumo e dicas da nossa conversa
 PLANEJAMENTO: Para que as etapas de trabalho sejam realizadas dentro do prazo desejado, é necessária a elaboração de um cronograma realista das tarefas com os devidos recursos, que leve em consideração o sequenciamento e o tempo para cada tarefa de forma a possibilitar que elas sejam realizadas no tempo determinado.
ORÇAMENTO: Esse item vai garantir a qualidade dos materiais a serem adquiridos, bem como o tempo de entrega dos mesmos. Porém, há outros tipos de custos que não têm como serem previamente calculados, como problemas com o desempenho dos trabalhadores, falhas em equipamentos e imprevistos que interrompam a obra. Então, apesar das metas do planejamento inicial, é aconselhável que seja especificado um valor para ficar reservado e servir de solução quando um eventual problema surgir.
COMPRAS: Responsável pela aquisição dos materiais e insumos, deve ser nesta área que define-se os valores e prazos dos materiais, deve-se levar em consideração problemas no recebimento dos produtos e serviços, que também causam grandes transtornos. Por isso, é importantíssimo que o responsável pelas obras saiba quando deve pedir e chegar determinado material, de acordo com as atividades de campo que serão executadas.
PROFISSIONAIS QUALIFICADOS: Todos os projetos dependem da colaboração de várias pessoas, entre eles, técnicos, arquitetos, engenheiros, mestres de obras e pedreiros, entre outros. Ter uma equipe com bons profissionais focados no mesmo objetivo é fundamental para que tudo ocorra como planejado, evitar o desperdício de tempo, materiais e dinheiro.
TECNOLOGIA: Para garantir a gestão otimizada da obra, utilizamos um aplicativo que agiliza as informações e facilitam o monitoramento do trabalho, além do software de gestão voltado para construção onde todos envolvidos tem acesso e conhecimento das ferramentas. Todo o processo e os responsáveis por cada etapa têm ciência do andamento.
LOGÍSTICA: O layout do canteiro influencia muito na logística da obra. Ele permite o acesso de pessoas, materiais e equipamentos na obra. Lembrando que isto deve ser definido ainda na etapa de planejamento. Além disso, deve ser definido por essa área a forma de entrega, tempo e qualidade, a fim de evitarmos gargalos de espaço no canteiro.
 DEFINIÇÃO DE ESCOPO E PROJETOS: Antes dos trabalhos no canteiro de obras começarem, o cliente deve em conjunto com um profissional capacitado, ou com uma equipe, elaborar um projeto detalhado com dados em quantidade e qualidade suficientes para guiar o processo, deixando o escopo claro e objetivo.
CONTROLE E MONITORAMENTO: O responsável pelo projeto deve atentar-se e avaliar cada detalhe. É preciso constantemente monitorar os desvios e controlar os processos para mitigar impactos e, se for o caso, implantar planos de ação para recuperação.
E você, o que acha deste tema? Tem alguma ferramenta ou processo que possa compartilhar para melhorar nosso setor? Está conseguindo evitar atrasos? Compartilhe conosco a sua experiência. Eu, o Grupo Anpla e nosso corpo técnico formado por engenheiros civis, elétricos e arquitetos, entre especialistas em construção civil, estamos sempre à disposição para ajudá-los.
Daniel Arten
Gerente Comercial de Infraestrutura do Grupo Anpla