11 coisas que um comprador de engenharia precisa saber

1. Como elaborar RFI – Request For Information (técnica, jurídica e financeira)?

O departamento de compras deve elaborar o documento RFI, solicitando todas as informações técnicas, jurídicas e financeiras da empresa que concorrerá no processo de cotação para execução de serviços.

Dentre as principais informações que os compradores devem estar atentos, a estabilidade financeira da construtora é a principal, com a finalidade de evitar que a construtora que ganhe a obra deixe de executá-la por falta de caixa.

Somado a isto, as documentações técnicas, tais como acervo e atestados são extremamente importantes, pois somente estes documentos garantem a experiência com obras semelhantes. As documentações jurídicas, trabalhistas, fiscais, entre outras são importantes para garantir que as empresas licitantes tenham suas obrigações legais em dia.

2. Como qualificar fornecedores?

Assim que o departamento de compras receber as documentações, essas devem passar por uma análise crítica. Após esta etapa, a empresa contratante deve qualificar os documentos para que haja uma classificação das empresas e seja possível estabelecer uma linha de corte.

Desta forma, os fornecedores com baixa classificação não participarão de obras nas quais eles não consigam executar ou tenham maior dificuldade. Importante salientar que isto deve ser periodicamente reavaliado, pois os documentos têm validades e, eventualmente, uma empresa que anteriormente estava apta a executar uma obra, pode não estar mais em outro período.

É fundamental levar em conta as informações das equipes de campo que acompanham essas construtoras, pois, nesta etapa, é preciso ter um documento que qualifique a empresa após a conclusão da obra, indicando ou não sua continuidade nos processos, além de possibilitar a oportunidade de melhoria.

3. Como elaborar RFP – Request For Proposal?

O RFP é o documento que apresenta todas as informações relacionadas ao processo, no caso a obra em aberto. Deve conter informações gerais do cliente, expectativas, cronogramas de concorrência, escopo detalhado, projetos, memoriais. Este documento, somado à vistoria que poderá ser liberada pelo contratante, possibilitará e direcionará os concorrentes para apresentarem as melhores propostas e planilhas de preços.

4. Como equalizar propostas?

Seguindo o cronograma informado na RFP, o departamento de compras, em conjunto com o técnico, deve avaliar as propostas recebidas.

A área técnica avaliará os quantitativos, plano de ataque, histograma, cronograma financeiro, cronograma físico, cronograma de aquisições e fará o relacionamento dos documentos para verificar e avaliar se a proposta técnica do proponente pode ser executada.

Em paralelo, o departamento de compras deverá montar um quadro de equalização, onde deverá constar as principais informações dos proponentes. Caso haja algum tipo de dúvida por parte do contratante, esse deverá questionar a todos os proponentes de forma igualitária para que haja uma concorrência justa e, se necessário, as propostas devem ser revistas.

O mesmo deve acontecer em caso de divergências quantitativas, onde o contratante deverá verificar se o item foi sub ou superestimado, de tal forma que todos os proponentes estejam realizando o mesmo escopo.

Após os ajustes técnicos, a área de compras passa a atuar na negociação, buscando reduzir o target, prazos, condições entre outros itens. Nesta etapa todas as propostas são colocadas na mesma referência, considerando o mesmo escopo.

5. Principais erros na hora de contratar uma construtora

Todas as etapas citadas acima são importantes, pois caso alguma não seja realizada, a probabilidade de ocorrer problemas é alta. Por exemplo:

RFI: Caso não seja realizada a análise da empresa, a mesma poderá não concluir a obra, gerando desgastes aos envolvidos e até mesmo litígio.

Qualificação: Se as pontuações ou a falta delas não ocorrer, de nada adiantou a elaboração da RFI e isso vai gerar o mesmo problema descrito acima.

RFP: Caso esse documento não seja elaborado adequadamente, isto poderá gerar impactos financeiros e eventualmente alteração de prazos.

Equalização: Nesta etapa é feita a aferição do escopo a ser contratado, colocando todos os participantes na mesma base.

Todas as etapas são importantes e devem ser sequenciadas de forma a garantir uma melhor compra e, consequentemente, uma melhor contratação para execução da obra, com resultados alinhados às expectativas do cliente.

6. Como criar o PDCA do processo de compras?

O ciclo de Deming, ou PDCA (Plan, Do, Check, Action), é utilizado para o controle e melhoria contínua de processos e produtos, porém, na prática, poucos aplicam.

Neste momento devemos analisar todos os erros ocorridos durante o processo, ajustar e corrigir o rumo para as próximas licitações. Devemos ainda coletar informações da operação (área técnica que acompanhou as obras) e considerar, nesta etapa, a qualificação do fornecedor tecnicamente. Esse processo é contínuo e constante, pois somente assim poderão ocorrer melhorias nas futuras compras.

7. Quais são as modalidades de licitação pública existentes?

As modalidades de licitação pública são feitas de acordo com a Lei 8666/93 (art. 22), 10520/02, 12462/11. Existem as seguintes formas:

a. Concorrência: modalidade de licitação entre quaisquer interessados que, na fase inicial de habilitação preliminar, comprovem possuir os requisitos mínimos de qualificação exigidos no edital para execução de seu objeto.

b. Tomada de preços: modalidade de licitação entre interessados devidamente cadastrados ou que atenderem a todas as condições exigidas para cadastramento até o terceiro dia anterior à data do recebimento das propostas, observada a necessária qualificação.

c. Convite: modalidade de licitação entre interessados do ramo pertinente ao seu objeto, cadastrados ou não, escolhidos e convidados em número mínimo de 3 (três) pela unidade administrativa, a qual afixará, em local apropriado, cópia do instrumento convocatório e o estenderá aos demais cadastrados na correspondente especialidade que manifestarem seu interesse com antecedência de até 24 (vinte e quatro) horas da apresentação das propostas.

d. Concurso: modalidade de licitação entre quaisquer interessados para escolha de trabalho técnico, científico ou artístico, mediante a instituição de prêmios ou remuneração aos vencedores, conforme critérios constantes de edital publicado na imprensa oficial.

e. Leilão: modalidade de licitação entre quaisquer interessados para a venda de bens móveis inservíveis para a administração ou de produtos legalmente apreendidos ou penhorados, ou para a alienação de bens imóveis, a quem oferecer o maior lance, igual ou superior ao valor da avaliação.

f. Pregão: de acordo com a Lei 10.520, tem como objetivo dar maior transparência e agilidade às compras do governo, minimizando os custos da Administração Pública bem como os dos fornecedores.

Poderá também, ser aplicada no que couber, a lei n° 8.666, de 21/06/93, que trata das Licitações e Contratos, na forma prevista no art. 9° da Lei 10.520/2002:

Art. 9° – Aplicam-se subsidiariamente, para a modalidade de Pregão, as normas da lei n° 8.666, de 21 de junho de 1993.

O critério de julgamento da proposta será sempre o de MENOR PREÇO, observados os prazos máximos para fornecimento, as especificações técnicas e os parâmetros de desempenho e de qualidade e as demais condições definidas no edital.

8. Quais são as modalidades de licitação privada?

As licitações no setor privado seguem as diretrizes de cada empresa, porém algumas são basicamente as mesmas para todas as empresas.

a. Cotação: dependendo do valor e do limite estabelecido pelas empresas, a obra pode ser contratada diretamente com o único proponente. Muitas vezes essas cotações são preliminares para aprovação de VB ou definição do escopo com ajuda da construtora.

b. Concorrência: usualmente são selecionados de 3 a 5 empresas para apresentarem as propostas, sendo praticamente a de menor valor a escolhida.

c. Leilão: atualmente existem empresas (online) que executam o leilão, que podem ter algumas variações. São elas:

Selada – Nesta modalidade os participantes poderão visualizar somente os próprios preços, e deverão inserir novos valores na plataforma, desde que estes sejam inferiores aos valores iniciais e sigam os valores de decremento mínimos estabelecidos.

Holandesa – Nesta etapa ocorrerá a finalização quando o primeiro lance alcançar o valor de reserva estabelecido pela contratante.

Aberto – Nesta modalidade cada participante visualizará seu próprio preço e sua posição no Ranking (posição do fornecedor em relação aos seus concorrentes).

9. Qual o melhor contrato a ser adotado entre construtora e cliente para execução de obras?

Tudo depende das condições e prazos relacionados às expectativas das partes e informações do escopo, detalhes de projetos, entre outros fatores. Dentre os tipos de contrato, destacam-se:

a. Preço fechado ou empreitada por preço global

Tipo de contrato mais prático e que oferece menor risco para o contratante, pois a construtora assume todos os riscos. O contratante efetuará os pagamentos conforme cronograma físico ou evolução física da obra, seguindo os valores fixos na planilha orçamentária. A construtora deve executar a obra em sua totalidade, do início até o acabamento final, e entregar ao usuário o que está estabelecido em projeto. As alterações de escopo no decorrer da obra poderão onerar o cliente em aumento de custo e prazo, gerando desgaste entre as partes.

b. Preço de custo ou construção por administração

Quando o cliente não tem ideia exata do que quer receber no final da obra, ele pode contratar a construtora por administração, pois durante a obra o cliente definirá o que deseja obter como resultado. A construtora cobrará uma taxa fixa mensal ou variável entre 8% a 25% sobre os custos com material e mão de obra incorridos. Essa forma de contratação é muito ruim para o cliente pois ele não sabe exatamente o que pagará para a empresa até que tudo esteja contratado, além disto quanto mais cara a obra for ficando, mais a construtora lucrará.

c. Preço máximo garantido (PMG)

Este tipo de contrato é uma mescla do contrato por preço fechado e a construção por administração, ou seja, aproveita-se os benefícios do contrato por preço fechado, sem arcar com a alta carga tributária, pois itens “pesados” podem ser contratados com faturamento direto ao cliente final. Neste tipo de contrato, a construtora apresenta o orçamento aberto e estabelece a taxa de remuneração. Para este tipo de contrato é importante que haja duas condições a depender do custo final do serviço. Portanto, se o custo final da obra for menor que o estabelecido na planilha, a construtora e o cliente dividirão a diferença desta economia, porém, se o custo ficar acima do estabelecido em planilha, a construtora assumirá o prejuízo e custos necessários para conclusão da obra.

d. Tomada de preços ou empreitada por preço unitário

Comum em clientes que têm estabelecidos padrões a serem adotados. É um contrato muito utilizado para reformas e manutenção. O valor final da obra será a somatória dos preços unitários multiplicados pelos quantitativos executados. Essa contratação é prática e muito utilizada no mercado privado.

10. O que é o pleito?

O pleito pode ocorrer em função de prazo, custo ou ambos e, em duas modalidades: por solicitação de alteração do escopo ou por erros de projetos ou definição do escopo. Podem ocorrer ainda pleitos de custo, quando ocorrem paralizações ou desmobilização/mobilização por determinação do cliente. Pleito nada mais é que o direito da construtora de pedir ajuste de prazo e custo em função de alguma mudança não prevista no contrato, RFP e seus documentos anexos.

11. Como evitar pleito em obra?

Existe uma convenção entre os clientes que diz que o pleito é bom para a construtora, entretanto isto gera desgaste entre as partes, além de retrabalhos e honorários dispendidos acima do previsto, principalmente de equipe indireta (engenharia), que muitas vezes não geram lucro como “tido” pelos clientes.

A melhor e mais vantajosa forma de trabalhar para ambas as partes é achar um excelente levantamento de necessidades por parte do cliente, execução de levantamento de arquitetura e engenharia por parte dos projetistas, definição precisa do escopo com alinhamento com os projetistas por parte do cliente e projetos executivos compatibilizados e detalhados adequadamente pelos projetistas, para que não ocorra mudanças de escopo, seja por erros de projetos ou alteração do escopo pelo cliente.

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